Isikuandmete töötlemise tingimused

Kehtestatud Pärnu Loovuskeskuse juhatja KKga 1 (ü) 08.02.2019

Pärnu Loovuskeskuse isikuandmete töötlemise tingimused

  1. Üldsätted
  • Vastutava töötleja nimi ja aadress

Vastutav töötleja isikuandmete kaitset reguleerivate õigusaktide tähenduses on Pärnu Loovuskeskus (edaspidi Loovuskeskus).

Noorteväljak 2, Pärnu, 80032

E-post:  eha.ristimets@vabakool.ee

  • Loovuskeskus juhindub isikuandmete töötlemisel valdkonda reguleerivatest õigusnormidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
  • Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. Isikuandmete töötlemiseks on iga isikuandmetega tehtav toiming nagu kogumine, kasutamine, edastamine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, kustutamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine, päringute ja väljavõtete tegemine. Andmesubjektiks on füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse.
  • Loovuskeskus töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus. Loovuskeskus töötleb andmeid üldjuhul õigusaktidest tuleneva avaliku ülesande täitmiseks, juriidilise kohustuse täitmiseks, eluliste huvide kaitseks või andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks. Kui isikuandmeid ei töödelda eelnimetatud alustel, küsib Loovuskeskus andmesubjektilt nõusoleku isikuandmete töötlemiseks. Loovuskeskus teavitab andmesubjekti isikuandmete töötlemise tingimustest.
  • Loovuskeskus töötleb isikuandmeid järgmistel eesmärkidel: hariduse andmiseks; personali töölevõtmise korraldamiseks; personaliarvestuse pidamiseks; lapsevanematega suhtlemise korraldamiseks; Loovuskeskuse tegevustest ja üritustest teavitamiseks; Loovuskeskuse ajaloo jäädvustamiseks jne.
  • Kui Loovuskeskus on nõuetekohase hindamise tulemusel leidnud, et isikuandmete töötlemise jätkamine mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks neid esmalt koguti, on põhjendatud, edastavad nad andmesubjektile teabe isikuandmete töötlemise eesmärgi kohta.
  • Loovuskeskus ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, välja arvatud juhul, kui seda nõuavad õigusaktid, see on vajalik õpilase eluliste huvide kaitseks või on selleks olemas nõusolek. Loovuskeskus võib isikuandmete töötlemiseks kasutada lepingupartnerit, kes töötleb isikuandmeid lepingus kokkulepitud tingimustel ja ulatuses (volitatud töötleja).
  1. Peamised Loovuskeskuse poolt töödeldavad isikuandmed
  • Lapsevanema isikuandmed
    • Lapsevanema isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Loovuskeskuse avalikes huvides olevate ülesannete täitmine (hariduse andmine) ning lapsevanema nõusolek.

2.1.2. Loovuskeskus töötleb alljärgnevaid lapsevanema isikuandmeid:

2.1.2.1. mõlema lapsevanema ees- ja perekonnanimi; isikukood, isikut tõendav dokument ning kontaktandmed (e-post, telefon, mõlema vanema registrijärgne ning tegelik elukoht, kui need ei ole samad). Juhul, kui õpilane elab ühe vanema juures, siis õpilase tegelik elukoht.

Andmete töötlemine on vajalik isiku tuvastamiseks ja operatiivse teabevahetuse korraldamiseks Loovuskeskuse ja kodu vahel. Kontaktandmeid kasutab Loovuskeskus selleks, et saata teavet ja selgitusi õpilasele ja tema vanemale õpilase õiguste ja kohustuste kohta  ning edastada teavet Loovuskeskuse tegevuse kohta (üritused, lapsevanemate koosolekud jm.).

2.2. Õpilase isikuandmed

2.2.1. Õpilase isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Loovuskeskuse poolt avaliku ülesande täitmine (haridusteenuse pakkumine); juriidiline kohustus; lapsevanema nõusolek või õigustatud huvi väljaspool õigusaktides sätestatud Loovuskeskuse ülesandeid.

2.2.2. Loovuskeskus töötleb õppetööd toetavaid andmebaase kasutades alljärgnevaid õpilase isikuandmeid:

2.2.2.1. ees- ja perekonnanimi, isikukood. Andmete töötlemine on vajalik õpilase isiku tuvastamiseks; õppetöö korraldamiseks; operatiivseks teabevahetuseks Loovuskeskuse ja kodu vahel ning dokumentide väljastamiseks.

2.2.2.2. foto, audio- ja videosalvestis, õpilase saavutused ja loometöö tulemused. Töötlemise õiguslik alus on avaliku ülesande täitmine; juriidiline kohustus ja lapsevanema/teovõimelise õpilase nõusolek. Andmete töötlemise eesmärk on Loovuskeskuse tegevuste kajastamine (üritused, õppe- ja kasvatustegevused); õpilase tunnustamine (hea tulemus üritusel, oskused jm.),  Loovuskeskuse ajaloo jäädvustamine.

2.2.2.3. eriliigilised isikuandmed (nagu terviseandmed), mis on vajalikud õpilase elu, tervise ja heaolu kaitseks ning turvalise kasvukeskkonna loomiseks Loovuskeskuses . Andmete töötlemise õiguslikuks aluseks on õpilase eluliste huvide kaitse ja lapsevanema nõusolek. Loovuskeskus võib edastada neid andmeid isikutele, kes aitavad nimetatud eesmärke saavutada.

2.2.3. Kui õpilane on Loovuskeskuse lõpetanud, avaldab Loovuskeskus oma kodulehel või muudes väljaannetes tema nime vilistlaste nimekirjas. Vilistlaste andmeid võib Loovuskeskus kasutada Loovuskeskuse ajaloo ja tegevuse tutvustamiseks õigustatud huvist lähtudes

2.3. Kirjavahetus, pöördumised

2.3.1. Loovuskeskus registreerib oma dokumendiregistris kõik Loovuskeskuse tegevuse käigus koostatud ja saadud dokumendid, mis võivad sisaldada isikuandmeid. Isikuandmeid võivad sisaldada isikute või asutuste poolt saadetud kirjad nagu avaldused,teabenõuded, järelepärimised jms.

2.3.2. Dokumendid, mis sisaldavad piiratud juurdepääsuga teavet, tunnistatakse seaduses toodud alustel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.

2.3.3. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavaid dokumente edastab Loovuskeskus ainult sellistele kolmandatele isikutele, kellel esineb nende saamiseks seaduslik alus.

2.3.4. Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandale isikule, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Isiku kirjavahetusega tutvumiseks esitatud teabenõude korral otsustab Loovuskeskus, arvestades kehtestatud nõudeid, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Välja antavale dokumendile ei jäeta isiku kontaktandmeid. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust.

2.3.5. Loovuskeskusele adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt Loovuskeskuse teabehalduse korrale ja kehtivate õigusaktide nõuetele. Säilitustähtaja ületanud dokumendid kustutatakse või hävitatakse.

2.4. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed

2.4.1. Tööle kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga) sisaldavad isikuandmeid. Loovuskeskus töötleb kandidaadi järgmisi isikuandmeid:

2.4.1.1. isiku ees- ja perekonnanimi; isikukood; isikut tõendav dokument, e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress. Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärgiks on isiku tuvastamine ja temaga kontakteerumisvõimaluse loomine;

2.4.1.2. Muud andmed, mis on vajalikud tööle sobivuse ja pädevuse hindamiseks nagu andmed hariduse, töökogemuse ja täiendõppe kohta.

2.4.2. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info. Töökohale kandideerimise dokumentidega tutvuvad ainult töölevõtmist korraldavad isikud. Nimetatud dokumentides sisalduvaid isikuandmeid ei avaldata kolmandale isikule, v.a. õigusaktis ettenähtud erijuhtudel.

2.4.3. Loovuskeskus eeldab, et isikuga, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata.

2.4.4. Äraütleva otsuse korral säilitab Loovuskeskus kandideerimise dokumente 1 aasta otsuse tegemisest lugedes.

2.5. Loovuskeskuse töötaja isikuandmed

2.5.1. Loovuskeskus töötlevad õigusaktidest tulenevate kohustuste ning töölepingu täitmisel järgmisi Loovuskeskuse töötaja isikuandmeid:

2.5.1.1. töötaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, isikut tõendav dokument, kontaktandmed (nagu postiaadress, e-post, telefoninumber);

2.5.1.2. töötaja finantsalased andmed (pangakonto töötasu maksmiseks);

2.5.1.3. töötaja perekondlikud andmed (laste olemasolu); kaitseväekohustuslaste registris olek;

2.5.1.4. töösuhtega seotud andmed nagu andmed töötaja kvalifikatsiooni ja täiendõppe kohta;

2.5.1.5. töötaja terviseseisundit puudutavad andmed nagu teave töövõimetuse, kutsehaiguste kohta, tervisekontrolli andmed jm.

Nimetatud isikuandmete töötlemine on vajalik töölepingu täitmiseks.

2.6. Foto-, audio- ja videomaterjal

2.6.1. Loovuskeskus jäädvustavad foto-, audio- ja videomaterjalidel Loovuskeskuse olulisemaid sündmusi ja üritusi.

2.6.2. Loovuskeskus on foto-, audio- ja videomaterjali jäädvustamisel tekkivate isikuandmete (nagu isiku kujutis, hääl jm.) vastutav töötleja.

2.6.3. Avalikus kohas nõuetekohaselt jäädvustatud heli- või pildimaterjali võib Loovuskeskus ilma isiku nõusolekut küsimata kasutada infokandjatel avalikustamiseks.

2.6.4. Loovuskeskus säilitab ajaloolis-kultuurilisest eesmärgist lähtudes fotosid, audio- ja videomaterjali tähtajatult.

2.7. Videovalve

2.7.1. Loovuskeskuse ja seal paikneva vara kaitseks, samuti õpilaste, Loovuskeskuse töötajate turvalisust ohustava olukorra ennetamiseks ning olukorrale reageerimiseks kasutab Loovuskeskus videovalvet. Loovuskeskus järgivad videojälgimissüsteemi kasutamisel turva- ja valvesüsteemidele kehtivaid tehnilisi nõudeid ning Andmekaitse Inspektsiooni juhiseid.

2.7.2. Videojälgimisseadmete abil jälgitakse Loovuskeskuse õueala ja sissepääse. Videojälgimissüsteemi kasutamisest teavitab Loovuskeskuse välisuksele pandud silt.

2.7.3. Jälgimisseadmestiku kasutamise kord on sätestatud Loovuskeskuse kodukorras.

2.7.4. Videojälgimissüsteem salvestab andmed serverisse. Salvestisi säilitatakse kuni 30 kalendripäeva.

2.8. Loovuskeskuse veebileht

2.8.1. Loovuskeskuse veebilehe külastamisel kogutakse ja säilitatakse külastaja kohta ainult järgmisi andmeid: külalise arvuti või arvutivõrgu IP-aadress; arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nimi ja aadress; veebilehe külastamise kellaaeg, kuupäev ja aasta.

2.8.2. Andmete töötlemisega selgitatakse, millist veebilehe osa külastati ja millise aja jooksul seal viibiti. Arvuti või arvutivõrgu IP-aadressi ei seota isiku tuvastamisega. Kogutud andmeid kasutatakse veebilehe täiendamiseks ning külastusstatistika koostamiseks.

  1. Andmesubjekti õigused
    • Andmesubjektil on õigus:

3.1.1. saada teavet, milliseid tema või esindatava lapse isikuandmeid Loovuskeskus töötleb ja tutvuda kogutud isikuandmetega. Samuti saada teavet selle kohta, kui kaua  Loovuskeskus andmeid säilitab ning kellele ja mis ulatuses avaldab. Õigust isikuandmetega tutvuda võivad piirata õigusaktid või teiste isikute privaatsuse tagamiseks seatud õigused;

  • nõuda, et Loovuskeskus kustutaksid isikuandmed, mille töötlemiseks puudub õiguslik alus (sh. nõusoleku tagasivõtmine);
  • nõuda puudulike või ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, arvestades kehtivatest õigusaktidest tulenevaid piiranguid ja andmete töötlemisega seotud õigusi;
  • võtta igal ajal tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Tagasivõtmine ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud andmetöötluse seaduslikkust. Nõusoleku tagasivõtmisel on õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist. See õigus ei kohaldu, kui isikuandmeid, mida palutakse kustutada, töödeldakse lisaks ka muul õiguslikul alusel nagu juriidilise kohustuse või avaliku ülesande täitmiseks. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitab andmesubjekt avalduse Loovuskeskusele. Loovuskeskus lõpetab isikuandmete töötlemise viivitamatult pärast andmesubjekti nõusoleku tagasivõtmisest teada saamisest.
  • esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele ning nõuda Loovuskeskuselt isikuandmete töötlemise piiramist seni, kuni kontrollitakse isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite põhjendatust, välja arvatud juhul, kui andmeid on vaja töödelda juriidilise kohustuse täitmiseks või avaliku huviga seotud ülesande täitmiseks;
  • õigus pöörduda oma õiguste kaitsmiseks pädeva asutuse poole. Kui andmesubjekt leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või lapse õigusi, on tal õigus pöörduda õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni (e-post info@aki.ee, tel 627 4135) või elu- või töökohajärgse pädeva järelevalveasutuse poole, samuti kohtusse.
  • Loovuskeskus võib andmesubjekti päringu saamise korral paluda täpsustada isikuandmete töötlemise asjaolusid. Päringule vastab Loovuskeskus 30 päeva jooksul. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja lisaaega arvestades päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu, võib Loovuskeskus pikendada vastamise tähtaega kuni 60 päeva võrra. Loovuskeskus teavitab andmesubjekti vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui Kool ja loovuskeskus keelduvad päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid. Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta. Lisakoopiate väljastamise eest võib Loovuskeskus küsida mõistlikku tasu halduskulude katteks.
  1. Turvameetmed

4.1. Loovuskeskus peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagavad kohalduva õiguse raames isikuandmete konfidentsiaalsuse. Loovuskeskus kaitseb kogutud isikuandmeid lubamatu ja eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.

4.2. Loovuskeskuses on juurdepääs isikuandmetele isikutel, kes vajavad neid andmeid oma tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad isikud on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.

  1. Isikuandmete avalikustamise põhimõtted

5.1. Isikuandmed on mõeldud Loovuskeskuse siseseks kasutamiseks.

5.2. Loovuskeskus ei avalikusta isikuandmeid, kui seda ei kohusta õigusakt.

5.3. Loovuskeskuse töökorraldusega rakendatakse meetmeid, et isikuandmete töötlemisel riivataks võimalikult vähe isiku eraelu puutumatust.

5.4. Isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamisel kolmandale isikule muudetakse dokumendis sisalduvad isikuandmed loetamatuks, välja arvatud juhul, kui andmed väljastatakse isikule, kellel on õigusaktist tulenev õigus neid välja nõuda.

  1. Andmete säilitamine

6.1. Loovuskeskus ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui on vajalik õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks või lepingu täitmiseks.

6.2. Loovuskeskus säilitab andmeid:

6.2.1 dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või

6.2.2. Loovuskeskuse teabehalduse korras sätestatud tähtaja möödumiseni või

6.2.3 seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või

6.2.4 seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või

6.2.5. poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni.

6.3. Arhiiviväärtust mitteomavaid andmeid töötlevad Loovuskeskus säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annavad Loovuskeskus üle avalikku arhiivi ning lõpetavad ise andmete töötlemise.

  1. Andmekaitsespetsialist ja andmekaitse kontaktisik

7.1. Kõigi isikuandmete töötlemise ja andmesubjekti õigustega seotud küsimustega on andmesubjektil võimalik pöörduda Loovuskeskuse andmekaitse kontaktisikute Eha Ristimets  poole e-posti aadressil eha.ristimets@vabakool.ee

Loovuskeskuse andmekaitse kontaktisiku ülesanne on koordineerida Loovuskeskuse  andmekaitseküsimuste lahendamist.

7.2. Pärnu linnavalitsuse andmekaitsespetsialisti ülesandeid täidab Siret Lilleleht, kellega saab ühendust võtta e-posti aadressil siret.lilleleht@parnu.ee. Andmekaitsespetsialist koordineerib

andmekaitsenõuete täitmist Pärnu linnavalitsuse hallatavates asutustes.